Referitor la adoptarea unei soluţii tehnice pentru angajatorii care se confruntă cu situaţia pierderii bazei de date aferente Registrului General de Evidenţă a Salariaţilor în format Electronic, vă comunicăm următoarele:

Conform art. 8 alin (5) din HG 500/2011, angajatorul este răspunzător pentru păstrarea în condiţii de securitate a datelor precum şi pentru păstrarea lor pe o perioadă îndelungată. „Registrul electronic şi dosarele personale ale fiecărui salariat se vor păstra în condiţii care să asigure securitatea datelor, precum şi păstrarea lor îndelungată şi corespunzătoare, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare. Angajatorul răspunde pentru asigurarea acestor condiţii, precum şi pentru orice prejudiciu produs salariatului, sau oricărei alte persoane fizice sau juridice, prin încălcarea acestor obligaţii.” Deci, angajatorul, periodic, trebuie sa îşi salveze datele şi pe un suport extern, aşa cum scrie şi în manualul de utilizare a aplicaţiei, folosind funcţiunea „Salvare bază de date” din meniul „Instrumente” atunci când are înregistraţi în aplicaţie mai mulţi angajatori sau tabul „Export angajator” din acelaşi meniu, când are de salvat un singur angajator.

În cazul în care, din diferite motive, angajatorii de dimensiuni mijlocii şi peste, îşi pierd baza de date şi nu o au salvată pe o altă unitate externă, atunci procedeul este următorul:

Angajatorul va prezenta inspectoratului o cerere de recuperare, însoţită de o copie a certificatului de înmatriculare, de o împuternicire semnată şi ştampilată de angajator, în cazul în care persoana care solicită recuperarea este alta decât reprezentantul legal al angajatorului şi o copie după actul de identitate.

Inspectoratul teritorial de muncă va transmite solicitarea către Inspecţia Muncii, urmând ca după primirea bazei de date recuperată, să o pună la dispoziţia angajatorului, care, la primire va prezenta o împuternicire semnată şi ştampilată de angajator, în cazul în care persoana care primeşte baza de date recuperată este alta decât reprezentantul legal al angajatorului şi o copie după actul de identitate al persoanei împuternicite.

Pentru angajatori de dimensiuni mai mici, inspectoratul va pune la dispoziţie un „Raport angajator" pentru a avea informaţiile corecte, urmând să îşi recreeze registrul prin reintroducerea datelor respectând în mod riguros identificatorii specifici fiecărei entităţi:

• CUI, categorie, formă juridică, formă de organizare, nivel de înfiinţare pentru angajator;
• CNP pentru salariat; număr şi dată încheiere contract pentru contract.